إن أصعب مشكلة قد تواجهك كمسؤول شركة تعهيد أو مدير لمؤسسة، بغض النظر عن حجم أو كمية موظفيها، هي صعوبة العمل خلال فترات الصيام في شهر رمضان.
رفع إنتاجية موظفي مركز الاتصال في شهر رمضان
يواجه أغلب المديرين مشكلة قلة إنتاجية موظفيهم تدريجيًا مع حلول شهر رمضان المبارك وفقا لموقع bevatel ، رغم أن هناك العديد من الحلول التي يمكن أن تساعد على كسر أي عقبات قد تسبب قلة الإنتاجية أو تؤثر على جودة أداء ممثلي الخدمة .
وفي هذا التقرير سنقدم لك أهم هذه الحلول والوسائل الذكية التي ستساعدك بسهولة على زيادة إنتاجية موظفي مركز الاتصال خلال شهر رمضان، وحتى في كافة أشهر السنة للحفاظ على مستوى العمل للشركة وتحقيق رضا العملاء ومن أهمها:
- العمل عن بعد
- تحويل المكالمة
- جدولة المكالمات
- خدمة الانتظار
- الرد الآلي
- سنأتي للحلول الذكية الأولى وهي إمكانية عمل موظفيك عن بعد
تخيل أن جميع موظفي شركتك يمكنهم إكمال العمل ومتابعة العملاء وتنفيذ طلباتهم وحل مشاكلهم من المنزل، ولن يضطروا للذهاب إلى مقر الشركة في نهار رمضان، ولكن ستتاح لك فرصة متابعة جميع الموظفين والعملاء من منزلك أيضا.
نعم، يمكنك القيام بذلك بكل سهولة من خلال استخدام أنظمة Cloud Call Center، والذي يتيح لك العمل من أي مكان في العالم عبر الإنترنت وعن بعد، وبالتالي سيتمكن جميع موظفيك من العمل براحة أكبر وبالتالي زيادة إنتاجيتهم بشكل واضح.
إن عمل موظفيك عن بعد لا يعني أنه لن تكون هناك رقابة أو متابعة، بل على العكس تماماً تتيح أنظمة مركز الاتصال السحابي لجميع أصحاب الأعمال ومديري الشركات إمكانية المراقبة المستمرة لجميع موظفيهم وعملائهم أيضًا.
حيث توفر لهم واجهة تتضمن تقارير بجميع المكالمات التي تم إجراؤها وما نتج عنها، بالإضافة إلى متوسط عدد المكالمات ومدتها.
مما يساعد بشكل كبير على تحسين مستوى الموظفين وضمان جودة الخدمة المقدمة من قبل ممثلي العملاء.
- تحويل المكالمات
في البداية عليك أن تعرف ما هي خدمة تحويل المكالمات؟ بكل بساطة هي خدمة تمكنك من تحويل المكالمات من عملائك إلى الإدارة المعنية أو المعنية لغرض المكالمة، وكمثال على ذلك، إذا اتصل عميل يرغب في تقديم شكوى، فسيتم تحويل المكالمة تلقائيا إلى الإدارة المعنية بقسم الشكاوى، ويمكننا أن نطبق ذلك المثال أيضاً إذا تواصل العميل بغرض شراء منتج أو الاشتراك في إحدى خدمات شركتك، فسيتم تحويل مكالمته تلقائياً إلى قسم المبيعات على سبيل المثال .
تعتبر هذه الخدمة من أهم الحلول التي تقلل الضغط على ممثلي خدمة العملاء، بل ولها دور أساسي في نجاح العديد من الشركات في حل مشاكل عملائها في أسرع وقت، فهي تقوم بتقسيم المكالمات وتحويلها إلى جهات الاتصال المختصة وبالتالي لن يضيع وقت العملاء أو الموظفين بل يوفر الكثير من الجهد لموظفي المركز، وبالتالي زيادة الإنتاجية.
- جدولة المكالمات
أنظمة جدولة المكالمات هو حل ذكي يساعدك على جدولة أوقات استقبال المكالمات في أي وقت تختاره، سواء كان ذلك الوقت هو تواريخ عطلة موظفيك، أو إذا كانت تلك المواعيد خارج الوقت المحدد، فيتوقف وقت الإفطار عن استقبال المكالمات، أو يمكنك تقديم رسالة ترحيب خلال فترة الانتظار لإبلاغ العملاء المتصلين بأن خدمة العملاء غير متوفرة الآن.
زيادة إنتاجية موظفي مركز الاتصال في رمضان
- خدمة الانتظار الذكية
تعمل هذه الخدمة على تحقيق رضا العملاء وتطوير مستوى النظام بالكامل، فهي عبارة عن رسائل مسجلة مسبقاً يتم عرضها للعملاء أثناء فترة الانتظار، و يمكن استخدامها لعدة أغراض، أهمها:
- الاطلاع على خدمات ومنتجات الشركة للمتصلين.
- عرض العروض الجديدة للعملاء.
- يُستخدم أثناء انشغال ممثلي خدمة العملاء.
- يستخدم لتقسيم المكالمات لموظفي مركز الاتصال.
كل هذه الأغراض أو الاستخدامات تهدف في النهاية إلى تقليل الضغط على الموظفين، خاصة خلال شهر رمضان المبارك، وتقليل غضب العملاء عندما يكون ممثلو خدمة العملاء مشغولين، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية وتطوير مستوى موظفي مركز الاتصال.
