ينبغي علي الشركات عند شراء قطع أثاث مراكز الاتصال الأخذ بعين الاعتبار التصميم ، فضلا عن المهام الموكلة للموظفين الذين سيقومون بها ، وكيف يمكن أن يسهم تخطيط الأثاث في أداء عملهم بسهولة ؟
ومن المعروف أن موظفي الكول سنتر يجلسون طوال نوبات عملهم لذلك فإنه يجب أن تكون المقاعد أكثر راحة
تميل مراكز الاتصال إلى أن تكون صاخبة ومليئة بالحديث والنقر على لوحات مفاتيح الكمبيوتر والكثير من الضوضاء الأخرى. نظرًا لأن هذا يميل إلى تشتيت انتباه الموظفين متعددي المهام، وربما مساعدة العميل على الهاتف، وإدخال المعلومات في الكمبيوتر في الوقت نفسه واستكمال قائمة مرجعية لأهداف العمل أو الوظيفة، فإن المقصورات والأثاث الذي يعمل على إلغاء الضوضاء أمر ضروري.
يشكو العديد من الموظفين في جميع الصناعات من الإجهاد الناتج عن التحديق في شاشة الحاسب الآلي طوال اليوم مع فترات راحة قليلة وبالتالي فإن إنشاء مساحة مركز اتصال مواتية للصناعة والمناصب الوظيفية يمكن أن يعزز الإنتاجية وسعادة العمال
يجب عند تخطيط أثاث مركز الاتصال مراعاة مجموعة عوامل تتضح فيما يلي وذلك طبقا لموقع call center helper:
1. استخدم الألوان لتحسين المزاج العام والأداء
عند تصميم مساحات مركز الاتصال، قد يختار أصحاب الأعمال دمج اللمسات الملونة في ألوان الجدران وإكسسوارات المكاتب والأثاث. اعتمادًا على أهداف مركز الاتصال، يمكن أن تعزز خيارات الألوان الهدوء والسلام – فكر في الألوان الخضراء والزرقاء الهادئة – أو الطاقة الإيجابية باستخدام الألوان الأحمر والبرتقالي والأصفر.
يمكن أن يكون من المفيد أيضًا لأصحاب ومديري مراكز الاتصال تشجيع الموظفين على تزيين المقصورات بطرق تعزز إنتاجيتهم الشخصية، سواء كان ذلك يتضمن إنشاء مخططات أهداف أو أوراق تذكير ملفتة للنظر أو صور وأعمال فنية تجعلهم أكثر سعادة .
2. يجب أن تكون مساحة مركز الاتصال جيدة التخطيط
عندما تكون الغرف مليئة بالمقصورات، قد يكون من السهل على الموظفين إنشاء طريق إلى مواقع المكاتب المهمة – مكاتبهم، والحمامات، وغرفة الاستراحة، على سبيل المثال – وعدم الابتعاد عنها أبدًا.
على الرغم من أن حجم الممرات الفاصلة يعد أحد الاعتبارات المهمة عند تخطيط محطات عمل مركز الاتصال وتخطيطات الأثاث، إلا أنه من الضروري بنفس القدر، إن لم يكن أكثر أهمية، تخطيط المساحات أيضًا.
حتى في حالة عدم وجود مساحة للمبنى أو المكتب، يمكن لأصحاب الأعمال تخصيص مساحة خارج مراكز الاتصال المليئة بالمقصورات لغرف استراحة الموظفين، أو المطابخ، أو مجرد مساحة صغيرة بها أريكة مكتبية مريحة للاسترخاء عليها لتغيير وتيرة العمل.
أشكال مكاتب مراكز خدمة العملاء
1. المقصورات
خيار شائع يتكون من مكتب كبير مقسم بألواح إلى عدة مساحات عمل مربعة ، من أهم مزاياها تقليل الضوضاء وإهدار المساحات إلا أن الموظف يشعر داخلها بالوحدة والخوف من الأماكن المغلقة وعدم القدرة علي رؤية أقرانه والتفاعل معهم .
2. محطات المشرف
مكتب مرتفع يجلس فيه المشرف على ارتفاع أعلى ببضعة أقدام من باقي المكتب. يشبه إلى حد ما الجلوس في حانة، ولكن مع عدد أقل من الموظفين .
من أهم مزاياها إنها تمنح المشرف رؤية جيدة لمتابعة أداء الموظفين إلا أنها تتسبب فى فقدان الخصوصية
3. الدوائر
هي عبارة عن مكاتب دائرية أو سداسية يتم فيها فصل وتقسيم مساحات العمل بألواح تشبه إلي حد كبير “شرائح البيتزا”.
تتيح استخدام أمثل للمساحات المكتبية الإ إنها أغلي من حيث التكلفة .
4. طاولات طويلة
يجلس عليها موظفي خدمة العملاء تحفز علي مبدأ العمل التعاوني غير أنها أكثر ضوضاءا.
