معايير المؤسسات الكبرى في التعاقد مع شركات تعهيد

أصبحت الاستعانة بمصادر خارجية استراتيجية لا غنى عنها للشركات الكبيرة للحفاظ على قدرتها التنافسية في السوق العالمية اليوم.

سواء كانت خدمات تكنولوجيا المعلومات أو دعم العملاء أو إدارة سلسلة التوريد، فإن الاستعانة بمصادر خارجية تسمح للشركات بالوصول إلى أفضل المواهب وتقليل التكاليف التشغيلية والتركيز على كفاءاتها الأساسية.

سيتيح هذا التقرير الصادر عن outsourceaccelerator خريطة طريق الاستعانة بمصادر خارجية مصممة خصيصًا للشركات الكبيرة، مما يضمن القدرة على إدارة العمليات المعقدة بسلاسة من التقييمات الأولية إلى توسيع نطاق العمليات عالميًا، سنستكشف كل خطوة بالتفصيل.

الخطوة الأولى تقييم احتياجاتك للاستعانة بمصادر خارجية
للاستعانة بمصادر خارجية بنجاح يجب أولاً فهم الاحتياجات المحددة للمؤسسة، لا يعد الاستعانة بمصادر خارجية حلاً يناسب الجميع، ولكل قسم – سواء كان تكنولوجيا المعلومات أو الموارد البشرية أو خدمة العملاء – متطلبات مختلفة.

حدد العمليات التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها دون المساس بعمليات عملك الأساسية، غالبًا ما تكون الأنشطة غير الأساسية مثل الرواتب ودعم العملاء والصيانة مرشحة للاستعانة بمصادر خارجية.

الخطوة الثانية تحديد النموذج المناسب
بمجرد تحديد احتياجاتك من الاستعانة بمصادر خارجية، فإن القرار الحاسم التالي هو اختيار نموذج الاستعانة بمصادر خارجية مناسب، يعتمد هذا الاختيار على عدة عوامل، بما في ذلك نطاق العمل ومستوى التحكم والتعقيد التشغيلي.

الخطوة الثالثة اختيار شريك مناسب
يعتمد نجاح جهودك في الاستعانة بمصادر خارجية إلى حد كبير على الشريك الذي تختاره، لا يوفر شريك الاستعانة بمصادر خارجية الموثوق به خدمات عالية الجودة فحسب، بل يعمل أيضًا كامتداد لفريقك الداخلي.

فيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها:

الخبرة في الصناعة
ابحث عن مقدمي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لديهم خبرة في العمل في صناعتك، على سبيل المثال، فإن الشركة المتخصصة في خدمات تكنولوجيا المعلومات ودعم العملاء والتمويل تجعلها الخيار الأفضل للشركات التي تحتاج إلى دعم تشغيلي معقد.

السمعة والسجل الحافل
تحقق من شهادات العملاء ودراسات الحالة والمراجع، يجب أن يكون السجل الحافل بتقديم النتائج في صناعتك عاملاً غير قابل للتفاوض في عملية اتخاذ القرار.

التكنولوجيا والبنية الأساسية
تأكد من أن شريك الاستعانة بمصادر خارجية لديك لديه التكنولوجيا والبنية الأساسية المناسبة لتلبية احتياجاتك التشغيلية.

الخطوة الرابعة تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة الواضحة
بمجرد اختيار شريك الاستعانة بمصادر خارجية، فإن الخطوة التالية هي تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة الواضحة، هذه المقاييس ضرورية لقياس فعالية عمليات الاستعانة بمصادر خارجية والتأكد من أن شريكك يلبي التوقعات.

فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية للاستعانة بمصادر خارجية:

توفير التكاليف

الكفاءة التشغيلية
جودة الخدمة
قابلية التوسع

إن تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة الواضحة مقدمًا سيحافظ على مسؤولية الطرفين، مما يضمن النجاح على المدى الطويل في مشروع الاستعانة بمصادر خارجية.

الخطوة الخامسة التكامل بسلاسة مع فرقك الداخلية
إن التحدي الشائع عند الاستعانة بمصادر خارجية للمؤسسات الكبيرة هو ضمان عمل الفرق الخارجية بسلاسة مع أقسامك الداخلية، يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التواصل والتنسيق إلى عدم التوافق والتأخير وانعدام الكفاءة.

وهناك آليات توضح كيفية ضمان التكامل السلس أبرزها:

التواصل المنتظم
لابد من إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة وتحديثات الحالة مع شريك الاستعانة بمصادر خارجية، استخدم أدوات التعاون مثل Slack أو Zoom أو Microsoft Teams لإبقاء خطوط الاتصال مفتوحة.

التوثيق والإجراءات التشغيلية القياسية
يجب إنشاء إجراءات تشغيلية قياسية للمهام المستعانه بمصادر خارجيه، يضمن هذا أن تكون الفرق الداخلية والخارجية على نفس الاتجاه فيما يتعلق بالتوقعات وسير العمل والنتائج.

الاعتبارات الثقافية والمنطقة الزمنية
بالنسبة الاستعانه بمصادر خارجيه في الخارج، تأكد من أن الاختلافات الثقافية والمنطقة الزمنية لا تؤثر على الإنتاجية، حدد مواعيد الاجتماعات في أوقات مناسبة للطرفين، واستخدم أدوات التعاون لضمان سير العمل المستمر.

درب فرقك
قدم التدريب لكل من الفرق الداخلية والخارجية حول كيفية العمل معًا بشكل فعال، قد يشمل ذلك التدريب عبر الثقافات وورش العمل الخاصة بالعمليات وجلسات محاذاة القيادة.

الخطوة السادسة التخفيف من المخاطر
يأتي الاستعانه بمصادر خارجيه، مثل أي استراتيجية عمل، بحصته من المخاطر ومع ذلك، من خلال توقع المشكلات المحتملة ووضع استراتيجيات التخفيف، يمكنك تجنب الاضطرابات في عملياتك.

ضع في اعتبارك المخاطر الرئيسية التالية وكيفية إدارتها:

أمان البيانات
تأكد من امتثال شريك الاستعانة بمصادر خارجية للوائح أمان البيانات، مثل GDPR أو HIPAA. قم بتنفيذ بروتوكولات تشفير قوية ومشاركة البيانات لحماية المعلومات الحساسة.

قضايا الامتثال
غالبًا ما تعمل الشركات الكبيرة عبر بيئات تنظيمية متعددة. تأكد من أن شريك الاستعانة بمصادر خارجية على دراية جيدة بالمتطلبات القانونية لصناعتك ومنطقتك.